Centralino in Cloud e comunicazione multisede

Quando un’azienda ha più sedi, filiali o persone che lavorano da remoto, la gestione delle telefonate può diventare complessa.

Un cliente chiama la sede di Milano e deve parlare con un collega che si trova a Varese. Un commerciale è fuori ufficio e non può rispondere dal telefono della scrivania. Ogni filiale utilizza un numero diverso e chi chiama non sa quale contatto utilizzare.

Il problema, quindi, non è soltanto come effettuare una telefonata, ma permettere ai dipendenti di comunicare tra loro e con i clienti in modo semplice, indipendentemente da dove si trovano.

È in questo contesto che un centralino cloud può offrire un’alternativa più flessibile rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.

Che cos’è un centralino cloud?

Un centralino cloud è un sistema telefonico che utilizza la connessione Internet per gestire le comunicazioni aziendali attraverso una piattaforma centralizzata. La differenza principale rispetto a un centralino tradizionale è che il sistema non deve essere necessariamente legato a una singola sede fisica.

Gli utenti possono essere collegati al sistema anche attraverso PC, smartphone o telefoni da scrivania, mantenendo il proprio numero e le funzionalità telefoniche aziendali.

Questo permette di avere una struttura più adatta alle realtà con più sedi o che hanno persone frequentemente in mobilità.

I vantaggi del centralino in cloud

Uno dei principali vantaggi è la possibilità di gestire sedi e utenti all’interno dello stesso sistema telefonico.

Gli interni possono essere organizzati per ufficio, reparto o funzione, creando una struttura comune anche quando le persone lavorano in luoghi diversi.

Ad esempio, una chiamata ricevuta dalla sede di Milano può essere trasferita direttamente a un collega che si trova nella sede di Varese, senza chiedere al cliente di riagganciare e comporre un altro numero.

Anche l’amministrazione può diventare più semplice. L’aggiunta di un nuovo utente, la modifica di un interno o l’organizzazione dei gruppi di risposta possono essere gestite all’interno della stessa piattaforma.

Lavorare da remoto senza perdere il numero aziendale

Un altro aspetto importante riguarda il lavoro fuori sede. Commerciali, tecnici, responsabili e dipendenti che si spostano frequentemente possono continuare a utilizzare gli strumenti di comunicazione aziendali anche quando non si trovano fisicamente in ufficio.

In questo modo, la posizione della persona diventa meno importante rispetto alla sua disponibilità: il cliente deve poter raggiungere il proprio referente senza necessariamente sapere dove si trova in quel momento.

Il centralino cloud può aiutare a gestire meglio le chiamate

Un sistema telefonico moderno non serve soltanto a effettuare e ricevere telefonate. Può aiutare a decidere come deve essere gestita una chiamata, in base all’orario, alla sede, al reparto o alla disponibilità delle persone.

Tra le funzioni che possono essere utilizzate ci sono:

• trasferimento delle chiamate;
• gruppi di risposta;
• messaggi vocali;
• gestione degli orari di apertura;
• instradamento verso reparti o utenti specifici;
• gestione delle chiamate fuori orario.

Questo permette di costruire un flusso più ordinato, evitando che ogni telefonata debba essere gestita manualmente.

Avere più sedi non significa necessariamente avere una telefonia più difficile da gestire.

Con un centralino cloud, numeri, utenti, interni e flussi di chiamata possono essere organizzati all’interno di un’unica infrastruttura, rendendo più semplice comunicare tra sedi e mantenere il contatto con clienti e collaboratori.