Dopo la pandemia i sistemi di videoconferenza sono diventati essenziali per poter comunicare a distanza in modo professionale e con prestazioni elevate. I mesi di lock down e i periodi successivi hanno infatti mostrato come sia difficile per i partecipanti di una riunione online, essere visti e sentiti chiaramente.
Tuttavia, scegliere il sistema di videoconferenza giusto non è semplice: le opzioni sono molte, le esigenze variano e le tecnologie evolvono rapidamente. In questo articolo ti offriamo alcuni consigli pratici per orientarti nella scelta del sistema più adatto alla tua realtà.
Parti dalle esigenze operative
Il primo passo è comprendere le necessità della tua organizzazione. Per farlo puoi iniziare a porti delle semplici domande:
- Quante persone partecipano mediamente alle riunioni?
- I team lavorano in presenza, da remoto o in modalità ibrida?
- È necessario coinvolgere clienti esterni o fornitori?
- Si condividono frequentemente materiali, presentazioni o documenti?
- Ci sono esigenze di traduzione simultanea o sottotitoli automatici?
- Le sale riunioni sono di piccole, medie o grandi dimensioni?
- È necessario integrare il sistema con altri strumenti aziendali (CRM, ERP, ecc.)?
Questi quesiti possono aiutarti ad individuare le caratteristiche e la struttura di base che dovrà avere il sistema di videoconferenza: qualità audio-video, copertura microfonica e gli strumenti di condivisione più adatti alle tue necessità aziendali.
Valuta le caratteristiche dei sistemi di videoconferenza
- Qualità audio e video
Suono e immagini nitide sono essenziali per una comunicazione efficace. Oggi i sistemi di videoconferenza, grazie all’integrazione con funzioni di intelligenza artificiale, sono pensati per mettere a fuoco automaticamente i relatori, offrire immagini in alta risoluzione, eliminare i rumori di sottofondo, localizzare in automatico chi sta parlando e regolare il volume. - Condivisione in un click
Grazie ad interfacce touch intuitive o a sistemi di collegamento rapido, condividere il proprio schermo del PC non è mai stato così facile. Dimentica i cavi HDMI e immagina un accessorio che tramite un pulsante permette di condividere subito i contenuti, fino a due schermi alla volta. Questa funzione permette di lavorare contemporaneamente su due PC e confrontare schermate diverse. - Pianificazione e integrazione con calendari
La sincronizzazione e integrazione con strumenti come Outlook, Google Calendar o altri software di gestione consente di programmare e accedere facilmente alle riunioni, ricevere promemoria automatici e prenotare le sale riunioni. - Flussi video e inquadrature intelligenti
Grazie a strumenti di intelligenza artificiale è possibile avere diverse visualizzazioni della sala e dei partecipanti con inquadrature di gruppo, sui singoli relatori o che si spostano in modo automatico chi parla. - Design modulare
I nuovi dispositivi hanno un design moderno e compatto che unisce in un unico strumento videocamera e sistema audio. Questa scelta permette di avere sale pulite, diminuendo l’so di accessori e cavi a vista e un’installazione semplice che si adatta a spazi di diverse dimensioni.
Come affrontare una valutazione
Quando si valuta un sistema di videoconferenza con un fornitore, è fondamentale porre alcune domande chiave per assicurarsi che la soluzione proposta risponda davvero alle esigenze dell’azienda.
- Funzionalità incluse nel sistema di videoconferenza (ad esempio qualità audio-video, condivisione schermo, registrazione, gestione utenti);
- Compatibilità del sistema con le principali piattaforme e dispositivi già in uso in azienda;
- Opzioni di sicurezza offerte, come crittografia e controllo degli accessi;
- Scalabilità delle risorse, ovvero possibilità di adattare facilmente il sistema a un numero crescente di utenti o sale riunioni;
- Tempi e modalità di assistenza tecnica previsti;
- Aggiornamenti software, canoni di licenza, servizi aggiuntivi e spese di manutenzione previsti;
- Disponibilità di strumenti di formazione o supporto per facilitare l’adozione del sistema
Non esiste una soluzione di videoconferenza universale: ogni realtà ha bisogni specifici legati alla dimensione del team, alla modalità di lavoro e agli strumenti già in uso. Valutare attentamente questi aspetti, porre le giuste domande al fornitore e testare le soluzioni disponibili, permette di fare una scelta consapevole, in grado di migliorare concretamente la comunicazione in azienda.
In Valore BF possiamo guidarti verso una scelta consapevole con un’analisi presso la tua sede aziendale, per capire le tue necessità e la realizzazione di un progetto di videoconferenza su misura.
