I servizi di stampa gestita (Managed Print Services) permettono alle aziende di accedere ad un parco stampanti sempre aggiornato, sicuro e a servizi aggiuntivi, modulabili in base alle singole esigenze di business, che spesso vengono sottovalutati. Queste attività consentono infatti di abbracciare un modello organizzativo più sostenibile e produttivo, riducendo i costi superflui.
Perché le aziende dovrebbero affidarsi a questo nuovo modello di gestione del parco stampanti? Ne parliamo all’interno dell’articolo.
Cosa sono i Managed Print Services
I servizi di stampa gestita, meglio conosciuti in inglese con il termine di “Managed Print Services”, sono una serie di servizi erogati da un fornitore esterno, volti a migliorare l’esperienza complessiva di stampa, ottimizzare la fruizione ed il flusso di dati e ridurre i costi di gestione. Le soluzioni MPS possono variare ed essere modulate sulle singole esigenze del cliente e obiettivi di business, ma in generale comprendono:
- Parte Hardware: le stampanti, multifunzioni e altri dispositivi integrati che vengono forniti all’azienda.
- Software: i programmi che consentono al cliente di gestire i flussi documentali e al fornitore di monitorare da remoto lo stato dell’interno parco stampanti.
- Servizi: tutte le attività che il fornitore MPS svolge per il cliente, tra cui monitoraggio e manutenzione del parco stampanti, sicurezza e conformità, formazione e supporto tecnico.
I vantaggi dei servizi di stampa gestiti
I servizi che può erogare un Managed Print Services possono portare diversi benefici alle aziende:
- Maggior produttività
I servizi di stampa gestiti permettono di ridurre i tempi di attesa, gli sprechi, gli errori e le interruzioni durante il lavoro, rendendolo più produttivo per tutti. - Migliore gestione dei documenti
Un MPS può supportare le aziende nella digitalizzazione dei documenti cartacei e rendere il flusso documentale più efficiente e integrato con altri servizi e software. Questo permette a tutti i dipendenti di accedere e scambiarsi file in modo semplice e rapido, da qualsiasi luogo. - Maggior sicurezza
Un provider esterno può aiutare le imprese a integrare l’attività di stampa con tutti i dispositivi aziendali, mantenendoli al sicuro da possibili minacce informatiche. Questo avviene grazie ad un’attività costante di aggiornamento e monitoraggio del parco stampanti, unita a sistemi hardware di difesa già preinstallanti nelle singole macchine. - Innovazione continua
Un MPS ti permette di accedere a nuove soluzioni tecnologiche del mercato che possono adattarsi al tuo modello di business e può monitorare l’obsolescenza delle macchine per permetterti di rimanere sempre aggiornato. - Riduzione dei costi
I servizi gestiti permettono alle aziende di ridurre i costi diretti e indiretti legati all’attività di stampa, come manutenzione delle macchine, utilizzo di toner e carta, consumo energetico e personale dedicato. - Riduzione del carico operativo
Un MPS può supportare il reparto IT delle aziende a livello operativo, sgravandolo dalle attività tecniche quali manutenzione, assistenza tecnica, aggiornamento, sicurezza e obsolescenza delle macchine. - Sostenibilità ambientale
La stampa gestita può ridurre lo spreco di energia elettrica, consumo di cartucce, toner, carta e emissioni di CO2, per un ambiente più sostenibile.
Perché scegliere un MPS oggi
All’interno di una strategia aziendale mirata a raggiungere determinati obiettivi, un MPS può essere quindi un elemento chiave. Studiando le esigenze del singolo business, il Managed Print Services crea processi che possono ottimizzare l’accesso ai dati, la loro fruizione da parte di tutti i dipendenti e supportare l’azienda nella transizione paperless (senza carta).
La stampa può sembrare un’attività ormai obsoleta all’interno del mondo digitale, ma in realtà svolge ancora un ruolo fondamentale. Le moderne multifunzioni infatti si caratterizzano per essere “integrate” con l’ecosistema digitale dell’azienda e avere funzionalità nate per semplificare la stampa ed il lavoro. Potremmo quindi affermare che le multifunzioni oggi facciano parte dell’Internet delle cose (IoT) con un impatto diretto sull’esperienza di fruizione, costi, sicurezza e produttività di un’impresa.
Affidarsi a un MPS significa quindi abbracciare un modello di lavoro più integrato, sicuro e orientato al futuro. Le aziende che scelgono questa soluzione stanno investendo in un ecosistema tecnologico capace di supportare la crescita, l’innovazione e la trasformazione digitale.
Valore BF, grazie alla sua esperienza e come Power Partner di HP, è il provider ideale per accompagnare le imprese in questo percorso di trasformazione, offrendo soluzioni su misura e supporto continuo.
