Digital workplace: cos’è, come funziona, perché è utile in azienda

Feb 3, 2022 | Stampanti e multifunzioni

Ovunque e in qualsiasi momento. È questo il mantra per le aziende che si affacciano al nuovo mercato del lavoro. Detto con due parole: digital workplace.
La pandemia ha accelerato un processo inevitabile e già avviato, ma la digitalizzazione del lavoro e degli spazi è un processo ormai irreversibile.

Il digital workplace è il futuro.

Ma il digital workplace cos’è? E quali sono i vantaggi per le aziende? Scopriamolo insieme!

Digital workplace cos’è

La definizione di digital workplace è facilmente traducibile come “posto di lavoro digitale”. Basta questa definizione per comprendere come il digital workplace non sia un prodotto, ma una modalità di lavoro che si serve della tecnologia per consentire ai dipendenti di un’azienda di raggiungere i propri obiettivi, come se fossero in presenza.

Il digital workplace facilita l’accesso alle informazioni, permette una condivisione rapida e sicura dei documenti, consente di comunicare facilmente con clienti e colleghi e, quindi, più in generale, di svolgere le proprie mansioni come se si fosse tra le quattro mura di un ufficio.

Così facendo l’ambiente di lavoro non è più determinante. Grazie a tecnologie come il cloud (in smart working è indispensabile), intranet, agli strumenti di collaborazione e comunicazione la scrivania dell’ufficio può essere sempre diversa (oggi il tavolo di casa, domani quello di un bar o di un aeroporto…). 

Il lavoro diventa quindi “fluido”, potendo essere svolto in molteplici spazi, ad ogni ora del giorno e servendosi di poche componenti hardware. 

Solitamente uno spazio di digital workplace non è da creare da zero, in quanto alcuni strumenti come e-mail, messaggistica, applicazioni di sharing ecc… sono già insiti nel processo di lavoro delle aziende. 

​​L’aspetto importante di questi spazi di lavoro virtuali è che memorizzano i contributi di tutti i partecipanti: documenti, file, commenti e anche la timeline degli avvenimenti. 

Per creare un digital workplace veramente efficace, però, è necessario far “parlare” tra di loro tutti questi strumenti garantendo l’accesso in un unico luogo virtuale, sicuro e dotato di tutte le comodità.

digital office

Digital workplace assistant: come funziona

Il digital workplace implica un’evoluzione della cultura aziendale, poichè influenza le competenze che sono richieste sia ai dipendenti che ai manager aziendali. 

La chiave di volta per il successo di questa tecnologia è mettere le persone al centro dei processi aziendali. Coinvolgere le persone giuste è fondamentale, per andare successivamente a definire una visione aziendale che sia unica e condivisa tra le varie divisioni aziendali.

Quindi, per avere uno smart digital workspace che risulti veramente efficace, è necessario selezionare attentamente tutti gli strumenti che meglio si adattano ai bisogni dei dipendenti, al business aziendale, ma anche alle esigenze dei clienti. 

Spesso per semplificare il lavoro dei dipendenti le aziende si dotano di un digital workplace assistant, ovvero assistenti virtuali che guidano i dipendenti nell’organizzazione del lavoro e ne semplificano le procedure. 

Il workplace assistant, sfruttando l’intelligenza artificiale, estrae i dati da più fonti e li inserisce nel contesto di riferimento, riuscendo anche a comunicare in maniera pertinente con l’interlocutore. 

Un assistente digitale, però, non è da confondere con il chatbot. La sostanziale differenza, infatti, è che il digital workplace è un tipo avanzato di chatbot in grado di gestire interazioni articolate, aggiornandosi di continuo con le informazioni che vengono pian piano acquisite. 

Il workplace assistant è in grado di raccogliere insight in tempo reale. Questo è un grande vantaggio, perché consente alle aziende di poter utilizzare le informazioni per migliorare continuamente la user experience e conoscere meglio clienti e dipendenti.

Con un workplace assistant attività comuni come la reimpostazione delle password, gli aggiornamenti dello stato di sistema, gli avvisi di interruzione, l’ordinazione di materiali di consumo e la gestione delle informazioni possono essere facilmente automatizzate. 

Un altro vantaggio del workplace assistant è l’inizializzazione verso i processi aziendali, fase delicata e molto utile per i nuovi dipendenti aziendali. 

Perché il digital workplace assistant è utile in azienda

Abbiamo visto che dotarsi di un digital workplace significa avere un alleato aziendale che semplifica il lavoro dei dipendenti. Gli approcci principali del digital workplace assistant sono riconducibili a tre ambiti: collaboration, piattaforme e gestione delle informazioni.

Tra i vantaggi che possiamo menzionare nel dotarsi di un workplace assistant ci sono:

  • Automazione dei processi: forse il vantaggio più importante del digital workplace assistant. Automatizzare i processi utilizzando la tecnologia è un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro.
  • Riduzione degli errori: automatizzare i processi aiuta a ridurre gli errori al minimo. Il digital workplace assistant anticipa gli eventi imminenti, invia promemoria, corregge automaticamente alcuni errori strutturali e ricorda agli utenti le scadenze e i loro task giornalieri.
  • Flessibilità: con uno smart digital workplace assistant migliora l’organizzazione del lavoro da remoto. Ciò consente ai dipendenti di avere una maggiore flessibilità sia di orari che di ambiente di lavoro. La possibilità di connettersi da qualsiasi luogo, con meno attenzione a un orario rigido, permette di raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata soddisfacente.
  • Aggregatore di informazioni: raccogliere e condividere le informazioni è molto più semplice quando tutto quello di cui abbiamo bisogno è raccolto in un unico luogo virtuale nel quale è possibile progettare, condividere e intervenire operativamente su documenti e flussi di lavoro. Aggregare le informazioni, inoltre, permette di avere un maggior controllo su tutto il flusso di lavoro e non perdere informazioni utili.
  • Miglior produttività: avere la possibilità di trovare facilmente e in poco tempo il documento o l’informazione che si sta cercando è capitale per massimizzare la produttività da parte del dipendente. Secondo una fonte di Harvard Business Review le aziende che sono dotate di importanti piattaforme di digital workplace sono del 7% più produttive di quelle che ne sono sprovviste.
  • Risparmio di denaro: è un risparmio di denaro per l’azienda perché, occupandosi di attività ridondanti o abbreviando il tempo necessario per eseguire attività essenziali, gli assistant workplace liberano il personale in modo che possa svolgere altre attività.

Se hai bisogno di maggiori informazioni sul digital workplace o vuoi una consulenza dedicata, contattaci!

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