Nella continua evoluzione della digital transformation i software di collaboration hanno subito una rapidissima escalation, diventando strumenti ormai sempre più utilizzati nelle procedure aziendali.
Gli ultimi anni sono stati segnati da un sempre più frequente utilizzo dello smart working e, anche per questa ragione, sono aumentati gli strumenti di collaborazione aziendale.
In questa guida vedremo quali sono i loro vantaggi, le tipologie e come sceglierne uno.
Cosa sono i software di collaboration
I software di collaboration (altrimenti detti anche Collaboration Software o Groupware) sono programmi che possono operare tanto in un ambiente online quanto in una intranet, a seconda delle diverse tipologie ed esigenze. I software di collaboration sono ambienti di lavoro virtuali che, sfruttando la rete internet, rendono più veloce e agile il lavoro, permettendo di completare anche progetti complessi e strutturati.
Il loro obiettivo è permettere agli utenti di lavorare collettivamente sugli stessi documenti e progetti di gruppo.
I software di collaboration aziendale facilitano la condivisione di dati tra più computer e sono pensati per rendere più agile il lavoro da remoto. Sono uno strumento molto utilizzato nelle aziende perché consentono di rendere lo smart working un metodo di lavoro veramente efficace.
Sono un ottimo modo per aumentare la produttività, indipendentemente dai confini fisici.
I vantaggi
Le piattaforme di collaborazione sono pensate ad hoc per il business e permettono, quindi, di arricchire le applicazioni aziendali e ottenere notevoli vantaggi competitivi in un mercato che ormai necessita di sempre maggior velocità, accessibilità e valorizzazione del know-how.
I software di collaboration aziendale possono essere vantaggiosi sia per team di grandi dimensioni, che per strutture più semplici.
Dotarsi di una suite di collaborazione vuol dire avere insita una caratteristica strutturale dei software di collaboration: ovvero il cloud. Tutte le piattaforme collaborative, infatti, “viaggiano” con la nuvola e tutti i documenti, progetti e informazioni vengono condivise, modificate e scaricate attraverso il cloud.
Gli altri principali vantaggi che possiamo riscontrare nel dotarsi di software collaborativi, sono:
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- Aumento della produttività: Permettono di condividere file, progetti, idee e aggiornamenti delle attività con chiunque e in tempo reale. A differenza delle e-mail, ad esempio, le piattaforme di collaborazione evitano che le informazioni chiave si perdano in messaggi non correlati.
Inoltre, avere sempre a disposizione uno strumento condiviso permette a tutti i dipendenti di collaborare meglio, e quindi ad essere maggiormente produttivi.
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- Archiviazione dei dati: Avendo accesso a tanti dati e documenti in contemporanea, l’archiviazione centralizzata dei dati è importante per permettere agli utenti di lavorare in sicurezza, senza mai perdere l’avanzamento dei lavori per colpa di un mancato “salvataggio”.
Inoltre, con la maggior parte dei software di collaboration, gli utenti hanno immediatamente accesso alla versione più recente dei dati.
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- Maggior controllo sui progetti: Una sola dashboard condivisa permette di organizzare progetti e attività, assegnare ruoli e compiti a diversi collaboratori, tenere traccia dei flussi di lavoro ed essere informati sull’avanzamento dei progetti.
- Collaborazione da remoto: Uno dei vantaggi più evidenti è il fatto che tramite le piattaforme di software communication & collaboration si possono includere nei progetti anche utenti che operano da remoto, espandendo, quindi, i flussi di lavoro.
Inoltre, i software di collaboration sono pensati per agevolare lo smart working, rendendo il lavoro veramente agile, come se si lavorasse in ufficio.
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- Pianificazione: Software ideali per pianificare task, progetti e deadline è molto più semplice e immediato. Non dovrete più inviare e-mail, perché grazie ai software collaborativi tutta la pianificazione dei progetti è gestita in un unico spazio digitale.
- Risparmio dei costi: Con i software di collaboration puoi ridurre i costi di spostamenti, trasferte e smart working, rendendo più veloci i processi di lavoro e di condivisione dei documenti.
- Prospettiva futura: Gli strumenti di software communication & collaboration funzionano grazie alla tecnologia che li ospita e, più in generale, grazie all’avanzamento tecnologico. Questo significa che sono strumenti sempre migliorabili. La loro prospettiva futura non può che essere ancora più performante e adattarsi ancora meglio alle esigenze aziendali.
Come scegliere i software di collaboration
Per scegliere il software di collaboration ideale per la tua azienda e il tuo modello di business si deve, come prima cosa, capire quali sono le ragioni che ci spingono a scegliere una piattaforma di collaborazione, piuttosto che un’altra.
Esistono molteplici tipologie di software di collaboration, a seconda delle esigenze aziendali.
Molte piattaforme collaborative vengono erogate attraverso un semplice browser internet. Per far sì che siano sicuri e performanti è richiesta una versione aggiornata del browser che utilizzi per lavorare.
Alcune soluzioni di software communication & collaboration, invece, richiedono un’infrastruttura IT abbastanza strutturata. Generalmente questi tipi di piattaforme sono offerte attraverso un servizio in outsourcing in cui una società ospita sul proprio server il software e fornisce all’azienda gli accessi per lavorare con la piattaforma di collaborazione.
Quando si adottano software di collaboration aziendale è utile sapere che potrebbe essere necessario installare applicazioni e plug-in addizionali per poter usare la piattaforma di collaborazione prescelta. Anche eventuali restrizioni firewall possono causare problemi di accesso agli utenti.
Le tipologie di software di collaboration per le aziende
Tra le più comuni tipologie di software di collaboration ci sono:
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- Piattaforme di Conferencing, che consentono di realizzare audio o video conferenze a distanza. Molto utili per gestire webinar, conferenze web o workshop online.
- Piattaforme VoIP “Voice Over IP”, una sorta di “centralino telefonico” che sfrutta il protocollo IP per consentire conversazioni voce, sostanzialmente identiche a quelle telefoniche tradizionali.
- Piattaforme di Instant Messaging (IM), che consentono una comunicazione in tempo reale e a distanza tramite chat.
- Piattaforme di file sharing per la condivisione di documenti e altri file multimediali.
- Piattaforme per la gestione dei task
- Piattaforme di programmazione e gestione dei social network aziendali
- Gestione documentale (DMS): Il sistema di gestione dei documenti è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
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