Secondo uno studio dell’American Cancer Society il tasso di mortalità tra i dipendenti che lavorano 8 ore in una postazione fissa è maggiore del 20% rispetto a quelli che ne passano solamente tre.
Questa riflessione è molto importante al fine di capire la crucialità dell’introduzione di un Ufficio Smart all’interno delle aziende: uno spazio flessibile e tecnologico che vada incontro alle esigenze dei dipendenti, tenendo conto anche del loro benessere.
I lavoratori sono sempre più alla ricerca di un sano equilibrio tra vita lavorativa e vita privata, per questo le aziende devono avere un approccio, anche nella realizzazione degli spazi dove lavorare, che metta al centro la persona.
Lo Smart Office è un buon punto dal quale partire per traghettare le imprese verso il futuro. Per comprendere meglio il fenomeno in questa guida scoprirai:
Che cos’è un Ufficio Smart
L’introduzione negli ultimi anni dello Smart Working ha portato inevitabilmente ad una riflessione più ampia sullo spazio di lavoro.
Realizzare un Ufficio Smart non vuol dire necessariamente eliminare postazioni di lavoro oppure ridurle di numero, ma significa pensare a dei nuovi ambienti che possano venire incontro alle esigenze lavorative del presente.
Se il dipendente dovrà fare una telefonata avrà bisogno di uno spazio in cui non essere disturbato o ancora se deve fare un lavoro in cui avrà bisogno di silenzio dovrà essere collocato in un luogo appartato e tranquillo.
Uno Smart Office significa quindi eliminare la postazione fissa dei dipendenti che potranno scegliere il luogo più adatto alle mansioni da compiere.
L’azienda dovrà compiere un cambiamento radicale negli spazi della propria azienda, superando l’ufficio tradizionale per realizzare delle postazioni flessibili.
L’Ufficio Smart: le tendenze in Italia
Tra le aziende italiane la necessità di uno Smart Office è molto basso. Ti basterà fare un giro tra le varie imprese italiane per accorgerti che gli uffici tradizionali con le postazioni assegnate sono ancora preponderanti.
In questa situazione le aziende italiane faticano ancora a fare attenzione alle esigenze dei singoli dipendenti. Sicuramente moltissime PMI hanno al loro interno spazi comuni, in particolare per fare riunioni e meeting, ma niente che si traduca in un vero e proprio Ufficio Smart attento alle esigenze dei singoli dipendenti.
Perché questo accade? Le aziende riferiscono che le loro sedi risultano difficili da rivedere per quanto riguarda gli spazi di lavoro e ci sarebbe bisogno di grossi investimenti.
Non è sicuramente un caso che gli Smart Office siano più diffusi in quelle aziende che hanno introdotto uno Smart Working strutturato.
Una nota positiva però sicuramente c’è: sempre più aziende hanno introdotto tecnologie che ben si adattano all’idea di Ufficio Smart come ad esempio lavagne interattive, aree per la stampa centralizzate o sistemi informatici di prenotazione delle sale o delle postazioni.
Le 5 caratteristiche di un Ufficio Smart
Un Ufficio Smart cosiddetto deve rispondere almeno a queste 5 caratteristiche:
- Essere flessibile e adattabile – Uno Smart Office dovrà essere in grado di modificarsi in base al mutamento costante dei tempi. La struttura dell’ufficio dovrà quindi essere realizzata in modo che possa modificarsi nel più breve tempo possibile senza grossi costi o investimenti. Un esempio di questa flessibilità, può essere l’introduzione di pareti a scomparsa che cambiano la struttura della stanza.
- Essere Responsive – Questo tipo di uffici dovranno adattarsi facilmente all’innovazione rispondendo nell’immediato alle esigenze del dipendente. L’introduzione di strutture Cloud possono, ad esempio, venire in aiuto per collegare le varie aree, mantenendo i dati al sicuro, ma sempre disponibili.
- Tenere ben presente il benessere dei dipendenti – Nella realizzazione di uno Smart Office il benessere del lavoratore deve essere al centro, evitando l’abitudine di un lavoro sedentario dalle 9 alle 18. Un Ufficio Smart che si rispetti terrà conto del ritmo biologico e dello stress del dipendente, inserendo degli spazi dove potersi rilassare anche a contatto con la natura.
- Essere sostenibile dal punto di vista dello spazio – Ci dovranno essere zone differenti per vivere l’ufficio in maniera diversa, più legata alle mansioni da svolgere che alla postazione fissa.
- Favorire la produttività aziendale – Lo Smart Office deve tenere presente le esigenze dei propri dipendenti anche nel fatto che alcuni di loro possano aver bisogno di certi spazi per essere maggiormente produttivi.
L’Ufficio Smart: migliora l’engagement tra collaboratori
Lo Smart Office permette ad un’azienda di essere riunita attorno ad un unico luogo virtuale a dispetto di dove le persone si trovino.
In questo modo tutti i dipendenti, anche quelli che non vivono l’azienda fisicamente, si possono sentire coinvolti e parte dei valori aziendali.
Questo tipo di cambiamenti permette di modificare una ormai passata cultura aziendale in favore di un lavoro più agile, dove la comunicazione diventa più dinamica e si cerca di superare le strutture top-down di leadership.
Affinché questo avvenga non si può solo far riferimento alle tecnologie e alle piattaforme che permettono lo Smart Working, ma bisogna ripensare l’azienda in tutte le sue parti a partire dagli spazi fisici che devono venire incontro alle esigenze dei dipendenti e dei lavoratori del futuro, quelli appartenenti alla Gen Z, sempre più attenti all’ambiente di lavoro in cui dovranno operare.
Ufficio smart aiuta a ripensare gli spazi
Uno Smart Office non può essere considerato tale senza la rimodulazione degli spazi che venga incontro alla maggior flessibilità richiesta dai dipendenti.
In un Ufficio Smart saranno sempre più frequenti le aree comuni per collaborare, integrate di tutte le tecnologie di Cloud Computing e Business Continuity utili per mantenere costante la produttività.
Non dovranno più esistere quindi le tradizionali scrivanie, in favore di aree multifunzionali che possono essere di volta in volta attrezzate per gli obiettivi prefissati.
In una Smart Office sarà il dipendente ad essere posto al centro di una trasformazione digitale che dovrà migliorare la condivisione delle informazioni e la comunicazione all’interno dell’azienda.
È sempre importante ricordare che negli Uffici Smart, in particolare nelle zone comuni, interagiranno diverse personalità con diverse attitudini e compiti. Dovranno essere garantite delle postazioni intelligenti in grado di essere configurabili in base a chi le utilizzerà.
Valore BF può aiutarti a progettare Uffici Smart
Il mondo del lavoro si trova davanti ad una grande trasformazione digitale che le aziende devono essere in grado di affrontare al meglio, ripensando le postazioni lavorative per rispondere alle esigenze dei dipendenti.
Valore BF con i suoi oltre 35 anni di esperienza ti aiuta a realizzare un ambiente di lavoro tecnologico e flessibile, che possa garantire l’accesso ai dati ovunque i tuoi dipendenti si trovino, grazie alle soluzioni in Cloud e ai servizi di Business Continuity quali ad esempio Centralini Voip e Software Collaboration, risparmiando così fino al 25% del tempo lavorativo.