Le aziende non possono più fare a meno dell’innovazione tecnologica, che si fa sempre più rapida.
Per questo i sistemi di comunicazione aziendale passano sempre di più per la Unified Communication & Collaboration, ovvero quell’insieme di tecnologie integrate utili per permettere una collaborazione efficace tra i team di lavoro.
Comunicare in maniera efficace è un tassello fondamentale nei nuovi contesti aziendali, dove il lavoro agile è sempre più diffuso. Grazie ad un sistema come quello della Comunicazione Unificata, le imprese possono aumentare le prestazioni, riducendo di fatto i costi e aumentando il proprio fatturato.
Utilizzare all’interno della propria azienda la Unified Communication, di cui fanno parte tra le altre le piattaforme di messaggistica istantanea, di videoconferenza e i sistemi di telefonia IP, permette di creare uno spazio dove gestire in un unico ambiente tutte le comunicazioni che servono per gestire lavori e personale.
Per approfondire l’argomento, in questo articolo scoprirai:
- Unified Communication & Collaboration: che cos’è
- Quali tecnologie vengono sfruttate?
- I vantaggi della Unified Communication & Collaboration
- Comunicazione Unificata: come funziona
- Perché è importante per lo smart working
- Perché il futuro aziendale passa dalla Comunicazione Unificata
Unified Communication & Collaboration: che cos’è
Quando parliamo di Unified Communication and Collaboration, detto anche UCC, ci riferiamo ad una combinazione di tecnologie che nascono per comunicare e collaborare.
L’unione di queste tecnologie, che lavorano insieme, permette di rendere più semplici i processi aziendali e l’interconnessione tra le persone, avvalendosi di mezzi differenti utilizzati attraverso un’unica interfaccia comune per coordinare il flusso di informazioni.
Tecnologie queste che danno vita ad un ambiente integrato (condivisione di documenti, chiamate vocali, video conferenze, ecc…) che ha permesso ai vari team aziendali, soprattutto nel periodo della pandemia, di poter lavorare da casa rimanendo produttivi.
Quali tecnologie vengono sfruttate?
La Comunicazione Unificata sta modificando sempre più il modo di collaborare in azienda con lo spazio di lavoro che non solo si allontana dalla staticità legata al luogo fisico come l’ufficio, ma lo si può anche ritrovare su ogni device.
Affinché il lavoro diventi sempre più multicanale e innovativo, entrano in campo le strategie di Unified Communication & Collaboration che diventano aggregabili in diversi tipi di tecnologie.
Vediamo quali sono, quindi, le principali tecnologie che vengono sfruttate per l’UCC:
- Piattaforme in Cloud di file sharing – Sono tutti quei sistemi che permettono di condividere in maniera immediata, ovunque ci si trovi, documenti e multimedia per collaborare.
- Piattaforme di Messaggistica Istantanea (IM)– Chat o sms in grado di condividere in maniera istantanea documenti e comunicazioni. Il tutto protetto con alti livelli di sicurezza.
- Piattaforme di Collaboration e Conferencing – Sono quei sistemi che offrono voice mail, desktop sharing, web conference, programmi per fare lezione a distanza, spazi di co-working.
- Sistemi di Unified Messaging – Danno la possibilità di integrare voce, sms, email e fax.
- Mobility su device mobile – Sono sistemi che permettono, grazie a delle app specifiche, di espandere la Comunicazione Unificata anche ai dispositivi mobili come smartphone, notebook e tablet.
- Comunicazione voce telefonica – Sistemi che permettono al vecchio centralino di evolversi in soluzioni più moderne come il VoIP.
I vantaggi della Unified Communication & Collaboration
Avrai ormai capito che fare a meno delle tecnologie integrate di Unified Communication & Collaboration diventa sempre più difficile, in quanto fondamentali per le aziende che vogliono proiettarsi verso il futuro, superando tutti i vincoli che il lavoro d’ufficio tradizionale ha imposto fino adesso.
Ma quali sono i vantaggi di questo tipo di Comunicazione Unificata?
Aumento della produttività
Il primo vantaggio dell’UCC è sicuramente l’aumento della produttività da parte dei team dovuto alla possibilità di lavorare ovunque gestendo le attività per obiettivi e svincolandosi da qualsiasi limite di spazio e orario. Ma non solo.
L’aumento della produttività è dato anche dalla possibilità di collaborare in maniera più agevole grazie a queste tecnologie integrate, facendo sentire il singolo parte di un gruppo di lavoro.
I dipendenti, slegati da luoghi fisici e da orari di lavoro determinati, si sentono più coinvolti nel processo lavorativo, sentendosi anche maggiormente responsabilizzati nel poter gestire i loro impegni personali con gli obiettivi lavorativi. Questa libertà data dalle UCC porta quindi ad un aumento di employee engagement con conseguente miglioramento della motivazione.
Riduzione dei costi
La Comunicazione Unificata permette alle aziende di risparmiare, soprattutto grazie all’utilizzo dei cloud.
Grazie ad essi le Corporate possono sostituire hardware costosi con un’unica soluzione centralizzata come quella offerta dai cloud. Usufruire di servizi che si basano su cloud, infatti, non richiede un grosso investimento dal punto di vista di sistema fisico.
Inoltre, anche i costi di installazione e manutenzione saranno più bassi rispetto a quando ci si affida a diversi sistemi che hanno bisogno di singoli specialisti IT che li mantengano aggiornati.
Con l’UCC si riesce a risparmiare sugli spazi fisici aziendali e sugli eventuali rimborsi di spostamenti: aumentando lo smart working, gli spazi possono essere quindi ridotti, approfittando dell’evoluzione digitale per passare ad un modello di activity based working.
Migliora il rapporto con i clienti
Grazie al modello di Unified Communication & Collaboration anche i clienti possono sentirsi maggiormente coinvolti nelle fasi creative dei vari progetti, interagendo, con le dovute limitazioni, nei fogli di lavoro, creando un digital workplace fruibile da tutti.
Inoltre l’UCC come strumento di comunicazione aziendale aiuta ad assecondare in maniera rapida i trend di mercato.
Maggiore flessibilità
Tra gli strumenti di comunicazione aziendale, l’impiego di tecnologie integrate di UCC permette all’azienda di reagire in maniera pronta a possibili imprevisti, in particolare a quelli che possono capitare al singolo dipendente nell’andare a lavoro e che possono compromettere la sua produttività.
Introducendo sempre di più lo smart working, si limitano i problemi derivati dal percorso casa-lavoro come traffico o incidenti, permettendo ai vari team una collaborazione più immediata ed efficace e una comunicazione più accurata.
Grazie alla condivisione, infatti, si riduce il problema di comunicazioni errate, con revisioni che possono avvenire praticamente in real time.
Con i software di Comunicazione Unificata le aziende potranno sempre più pianificare il lavoro, sviluppando progetti con un margine di errore sempre più ridotto.
Comunicazione Unificata: come funziona
Normalmente un sistema di Comunicazione Unificata si basa su un back-end, detto UC, che permette di integrare i diversi servizi di comunicazione. Ad esso è collegato un sistema front end che permette l’accesso ai singoli utenti.
L’esempio più comune è quello delle video chat per le conferenze. Il sistema si appoggerà ad un altro sistema per permettere all’audio di funzionare e che a sua volta si appoggerà ad una piattaforma di VoIP. Il tutto verrà allora tenuto assieme dal sistema UCC che aggiunge i vari tools per poter, con un semplice click, parlare, chattare o fare una video conferenza.
I dipendenti dell’azienda o l’utente che ne avrà l’accesso potranno spostarsi da una comunicazione all’altra in maniera agevole e sempre all’interno della stessa sessione. In questa maniera una conversazione che è iniziata via chat potrà essere ripresa in maniera più formale via mail semplicemente con un click e senza alcuna interruzione.
Vi consigliamo di scegliere una soluzione di Comunicazione Unificata monomarca che ha dimostrato essere la migliore dal punto di vista dell’integrazione e compatibilità.
Perché è importante per lo smart working
Avrai ormai capito che il sistema di comunicazione aziendale UCC è fondamentale per tutti quei business che vogliono proiettarsi verso un tipo di lavoro più agile, meno legato alla presenza fisica in azienda e più alla condivisione per il raggiungimento degli obiettivi.
Per tutte quelle aziende che hanno deciso che lo smart working potrà essere il loro futuro, la scelta migliore è quella di optare per i servizi di Unified Communication in Cloud, detti anche UCaaS – Unified Communication as a Service.
Grazie ad essi, infatti, il lavoro a distanza viene fortemente agevolato. L’utilizzo integrato di vari sistemi per la condivisione di dati, chat, multimedia appoggiati a sistemi di telefonia IP che non necessitano di linee telefoniche locali, danno una spinta sempre maggiore al lavoro da remoto.
UCaaS è una soluzione pronta all’uso che permette flessibilità nelle operazioni e, attraverso pochi click, di aggiungere o togliere gli utenti.
In questo modo alle aziende basterà una connessione ad Internet per diventare un’azienda moderna, digitale, dove la collaborazione è a portata di click, eliminando di fatto il rischio che i sistemi diventino obsoleti, perché le tecnologie utilizzate saranno in continuo aggiornamento da parte dei provider.
Secondo i dati riportati da MarketsandMarkets, il sistema di comunicazione aziendale UCaaS crescerà ogni anno del 9,5%, raggiungendo nel 2024 un giro d’affari di 24,8 miliardi.
Perché il futuro aziendale passa dalla Comunicazione Unificata
Qualsiasi tipo di azienda, grande, media o piccola che sia, dovrà prima o poi affrontare il tema della digitalizzazione. La sempre più alta domanda di utilizzo di sistemi di Comunicazione Unificata è solo una piccola parte del cambiamento che sta avvenendo. Un cambiamento dove sempre più aziende migrano verso il cloud.
Con la necessità del lavoro agile i sistemi UCC diventano un tassello chiave per permettere ai propri dipendenti di esercitare la propria professione dovunque si trovino, collaborando nella stessa maniera che farebbero in azienda, se non anche in maniera più efficace. Infatti la Comunicazione Unificata è sicuramente più immediata ed evita fastidiose perdite di tempo.
Il futuro aziendale passa dall’UCC anche per la semplicità di utilizzo dell’interfaccia che può essere integrata su qualsiasi dispositivo indipendentemente dal suo sistema operativo.
Con un mondo che poi va sempre più rapido, avere un sistema di comunicazione aziendale che ti permette di risparmiare tempo, passando velocemente tra un’app all’altra migliorando la comunicazione del team anche se i singoli membri dovessero trovarsi in sedi differenti, aiuta l’intero processo aziendale a diventare più efficiente e veloce.
Per un’azienda che guarda al futuro, un lavoro più flessibile permesso dalla Unified Communication & Collaboration, significa anche dipendenti più felici e maggiormente produttivi.