Lo smart printing è un tipo di tecnologia intelligente e pratica in grado di integrare funzionalità sempre più smart nelle stampanti.
Connettività wireless, protezione dei dati sensibili, stampa da remoto e digitalizzazione dei documenti tramite dispositivi mobili, sono solo alcune delle funzionalità che possono essere integrate (attraverso delle app specifiche in continuo aggiornamento) attraverso lo smart printing.
Per approfondire meglio le opportunità offerte dal mondo dello smart printing, in questo articolo parleremo di:
Cos’è lo Smart printing?
Lo Smart Printing è un concetto che vede l’utilizzo delle tecnologie più avanzate al fine di ottimizzare il processo di stampa. Le nuove soluzioni smart permettono, infatti, di potenziare le stampanti tradizionali grazie a nuove funzionalità e alla capacità di connettersi a reti e devices.
Una stampante smart riesce a dialogare con computer, tablet e smartphone e stampare direttamente da questi dispositivi a cui è stato precedentemente dato l’accesso. Sono stampanti, queste, dotate di connettività wireless così da poter ricevere documenti da stampare in maniera rapida e senza necessità di hardware intermediari.
Lo Smart Printing offre diverse funzionalità aggiuntive che trasformano la stampante in uno strumento che non serve solo per stampare, ma compiere anche moltissime altre funzioni come, ad esempio, gestire documenti riservati.
Quali sono i vantaggi per le aziende che adottano lo smart printing?
Lo Smart Printing aiuta le aziende in maniera attiva nel loro lavoro, semplificando procedimenti grazie alla velocizzazione di molti processi chiave e rendendo l’ufficio più efficiente e avanzato. Al contempo, offre moltissimi altri vantaggi, tra questi:
- Protocolli di sicurezza avanzati: Le stampanti smart sono dotate di funzioni per la sicurezza di ultima generazione in grado di tenere al sicuro i dati più sensibili. Supportano l’autenticazione degli utenti, creano report e sono in grado di crittografare i dati.
- Ottimizzazione dei processi di stampa: Lo Smart Printing permette di ridurre il tempo di esecuzione delle varie operazioni. Grazie alla connettività wireless è possibile inviare documenti alla stampante in maniera diretta, aumentando la produttività.
- Connettività semplificata: Le stampanti smart sono facilmente integrabili con le reti aziendali, rendendo più semplice la condivisione delle risorse tra i vari dipendenti. I documenti da stampare potranno essere inviati da qualsiasi dispositivo, anche da remoto, così che il processo di stampa sia più flessibile. Inoltre, una stampante smart è in grado di connettersi con i file anche se si trovano nel Cloud.
- Funzionalità aggiuntive: Lo smart printing fa riferimento a stampanti in grado di utilizzare applicazioni che migliorano l’esperienza di stampa, come la creazione di documenti elettronici in diversi formati, e rendono più semplice la gestione dei documenti e la protezione dei dati.
Quali sono le funzionalità delle Smart Printing?
Come anticipato in precedenza, tra le funzionalità delle stampanti smart è possibile averela connettività wireless che permette ai dipendenti di spedire documenti da qualsiasi dispositivo autorizzato e connesso. Sarà, in questo modo, possibile stampare anche da remoto attraverso un smartphone.
Le stampanti che utilizzano lo Smart Printing sono provviste di schermi touch che permettono di utilizzare le varie applicazioni interne in maniera semplice e intuitiva: Le interfacce delle smart printer sono sempre user-friendly e un utente può facilmente modificare la qualità di stampa, il formato, il numero di copie, ecc…
Si possono gestire le stampanti smart direttamente da remoto grazie a software o applicazioni dedicate. In questo modo si potrà visualizzare lo stato della stampante, e della stampa, ovunque ci si trovi.
L’elemento più importante dello Smart Printing è sicuramente la sicurezza.
Le stampanti smart, infatti, sono realizzate per offrire funzioni di sicurezza avanzate e permettere l’autenticazione degli utenti, così da poter gestire in maniera corretta anche i dati più sensibili.
Come adottare lo Smart Printing in azienda?
La prima cosa da fare per adottare lo Smart Printing in azienda è quello di valutare con attenzione le esigenze dell’organizzazione: Quali tipologie di stampa vengono eseguite? Al loro interno contengono dati sensibili? Quanti volumi di stampa avrà necessità l’azienda di stampare e di quali funzionalità avrà bisogno?
Partire da questi punti permetterà di scegliere tra le migliori stampanti smart presenti sul mercato.
Ne esistono di diverse tipologie che ben si adattano alle esigenze sia di grandi imprese che delle PMI.
La scelta migliore per poter introdurre lo Smart printing in azienda è quello di introdurlo gradualmente, prima solo su un reparto, così da poter ottenere un feedback di riscontro dai dipendenti e gestire al meglio le ipotetiche problematiche che potrebbero insorgere, e successivamente implementarlo completamente su tutte le aree. Di conseguenza, il personale dovrà essere formato affinché comprenda appieno l’utilizzo di queste stampanti e quali sono le loro caratteristiche principali.
Smart printing: La sicurezza dei dati è garantita?
La sicurezza dei dati è uno degli elementi principe dello Smart Printing.
I vari produttori, infatti, dedicano molte attenzioni nella realizzazione di funzionalità che permettano di proteggere i dati sensibili.
Per garantire tutta la sicurezza necessaria, ad esempio, possono offrire la crittografia dei dati di stampa, prevenendo così possibili intercettazioni o accessi non autorizzati. Gli utenti che possono utilizzare la stampante smart devono essere autenticati attraverso credenziali, questo permette di prevenire l’accesso non autorizzato e garantire ancora maggiore sicurezza.
Inoltre, si potranno assegnare livelli di autorizzazione differenti in base agli utenti o al gruppo di utenti, come dipendenti di uno specifico reparto. In questo modo solo le persone autorizzate potranno accedere alle varie funzionalità di stampa.
I fornitori di stampanti smart, infine, offrono continui aggiornamenti per rimanere sempre aggiornati sulle possibilità di nuove minacce.