Xerox Workplace Solutions: la soluzione software di Xerox per la sicurezza e la mobilità

Xerox Workplace Solutions: la soluzione software di Xerox per la sicurezza e la mobilità

Il mercato è in costante evoluzione e le aziende necessitano sempre più, di soluzioni sicure e pratiche in grado di consentire alla propria forza lavoro l’accesso ai dispositivi di stampa, indipendentemente dal luogo fisico in cui si trovano. 

Xerox, attraverso la piattaforma software scalabile, Workplace Solutions, offre una soluzione in grado di ottimizzare il lavoro: autenticazione di stampa, sicurezza, controllo dei costi e mobilità per dispositivi Xerox e non Xerox in un’unica soluzione.

Come funziona Xerox Workplace Solutions?

Xerox Workplace Solution è un software completo, in grado ad adattarsi alle esigenze di qualsiasi azienda con la capacità di espandersi con la crescita aziendale. È disponibile con due opzioni di hosting:

  • Xerox® Workplace Suite – ideale per le aziende che dispongono di un reparto IT interno.
  • Xerox® Workplace Cloud – ideale per le aziende di piccole dimensioni con gestione limitata dell’IT.

 

Xerox® Workplace Suite e Xerox® Workplace Cloud

Xerox Workplace Suite è ideale per le aziende che dispongono di un reparto IT. Viene installata sul server aziendale e permette di poter scegliere le funzionalità che rispondono alle esigenze del business.

Si tratta di una piattaforma di facile configurazione ideale per le aziende che con supporto IT limitato. Viene interamente gestita in cloud e, operando su più reti, offre il controllo completo sui dispositivi di ogni sede.Xerox Workplace Solutions

Autenticazione semplice.
È possibile effettuare l’autenticazione attraverso il lettore schede, attraverso mobile utilizzando qualsiasi sistema NFC, codice QR o codice dispositivo Xerox e tramite un PIN. È, inoltre, disponibile l’integrazione con Microsoft Active Directory.

Sistema di stampa pull
I documenti mantengono la loro riservatezza: vengono rilasciati dalla multifunzione a seguito dell’autenticazione dell’utente.

Single Sign-On
Questa funzione permette di autenticarsi una sola volta presso la multifunzione per poter accedere a tutte le app installate, senza così dover reinserire le credenziali per ogni funzione.

Contabilità, Reportistica, Regole
Gli amministratori possono impostare delle regole di stampa e di controllo sull’accesso e monitorare accuratamente l’attività di stampa in tutta l’azienda grazie alle nostre funzionalità di contabilità e reportistica dell’intero parco macchine.

Sicurezza dei contenuti
La funzione per la sicurezza dei contenuti, permette di proteggere dalla perdita di dati: viene eseguita una ricerca di termini specifici o stringhe di testo definite dall’utente e se viene trovata corrispondenza in tutti i documenti che “transitano” per la multifunzione, viene avvisato l’amministratore.

La tecnologia Xerox risulta ancora una volta versatile: qui l’approfondimento sulle App. Quale potrebbe essere la soluzione che meglio si adatta alle esigenze della tua azienda? Richiedi una consulenza gratuita, scrivici a marketing@valorebf.it

Xerox Workplace Cloud: le novità a supporto dello smart working

Xerox Workplace Cloud: le novità a supporto dello smart working

Molte aziende che hanno sperimentato lo smart working hanno deciso di mantenerlo come modalità di lavoro.
Il lavoro in smart working può davvero essere ottimizzato dalla gestione della stampa? Ebbene sì. Scopriamo come, con le ultime novità di Xerox Workplace Cloud, di cui vi abbiamo parlato qui.

Xerox Home Worker Print Tracker
Xerox Workplace Cloud ora si è dotato di Xerox Home Worker Print Tracker che permette di mantenere il controllo sui costi di stampa anche quando i lavoratori non sono in ufficio.

Xerox Home Worker Print Tracker è, infatti, uno strumento di monitoraggio di stampa per i lavoratori in remoto che estende la gestione della stampa fino all’abitazione dei dipendenti. si installa facilmente in pochi clic e entra da subito in funzione, registrando i dettagli di lavoro nel cloud. Si attiva ogni volta che un utente, da remoto o dall’ufficio, preme il tasto “Stampa”.

Xerox Home Worker Print Tracker ottimizza la produttività in quanto:  

    • è possibile assegnare i lavori di stampa a codici di progetti per finalità di riaddebito
    • è possibile impostare politiche di stampa predefinite utili alla riduzione dei costi es. stampa fronte/retro;
    • gli amministratori, grazie agli strumenti di analisi che offre Xerox Workplace Cloud, possono monitorare costantemente l’uso e i costi di stampa.

     

    Modalità Delega

    Anche nella versione Cloud è stata implementata la funzione di delega che mentiene la riservatezza dei documenti. La funzione delega, infatti, permette di inviare alla stampante i documenti che verranno rilasciati solamente da chi li ha inviati oppure da un collega autorizzato.

    Sicurezza dei Contenuti

    Il nuovo Modulo di sicurezza dei contenuti (Content Security Module) individua i lavori di stampa con parole o contenuti specifici, per garantire la conformità alle politiche aziendali.

    App Xerox Workplace

    L’app per dispositivi mobili Xerox Workplace, rende il luogo di lavoro più sicuro. L’app, infatti, consente agli utenti di controllare la stampante multifunzione dal proprio smartphone anziché dall’interfaccia utente condivisa dell’apparecchiatura. Xerox Workplace Cloud permette, inoltre, il rilascio sicuro dei lavori e la stampa senza bisogno di una connessione di rete locale.

    Xerox Workplace Cloud è la piattaforma in grado di ottimizzare i processi del tuo business?

    Richiedi una nostra consulenza gratuita, sapremo valutare la soluzione migliore per le tue esigenze, scrivici a marketing@valorebf.it

    Smart Working: alcuni accorgimenti per aumentare la sicurezza dei dati anche lavorando da casa

    Smart Working: alcuni accorgimenti per aumentare la sicurezza dei dati anche lavorando da casa

    Termini come Smart Working, sicurezza dei dati, videoconferenza, cloud, VPN stanno diventando sempre più familiari nella routine quotidiana del nostro lavoro. A causa della pandemia COVID-19, in pochi giorni le nostre aziende si sono adattate per poter mantenere la Business Continuity e noi ci siamo adattati a lavorare da casa. Non possiamo ignorare, però, i rischi che comporta il lavoro agile, a livello di sicurezza dei sistemi e dei dati.

    L’urgenza con cui lo smart working è diventata la nostra modalità di lavoro, non deve quindi essere sinonimo di improvvisazione in termini di sicurezza e privacy. 

    Come possiamo lavorare in smart working mantenendo l’attenzione sulla sicurezza dei dati? 

    Per continuare a svolgere la propria attività anche da remoto, il lavoratore deve disporre degli strumenti essenziali come un PC, la rete internet, una connessione alla rete aziendale (VPN) ed, eventualmente, uno smartphone. Dal punto di vista tecnico, l’azienda si occupa di fornire al lavoratore degli strumenti sicuri, mentre il lavoratore è tenuto a osservare dei comportamenti che gli permettono di mantenere la riservatezza delle informazioni e dei dati. Vediamo come.

    Strumenti aziendali VS Strumenti privati

    Molti di noi sono abituati a consultare le mail, specialmente le webmail, da dispositivi privati come i propri portatili, tablet o smartphone, senza verifica del dispositivo che si connette. Dal momento che l’azienda mette a disposizione del lavoratore gli strumenti aziendali, è bene mantenere separato l’uso di quelli privati: meglio consultare la mail dal pc del lavoro.
    Qualora ti capitasse di utilizzare i tuoi strumenti personali per il lavoro, ricordati di non memorizzare mai gli accessi lavorativi sui tuoi dispositivi privati.

    Condivisione dei contenuti.

    In quasi tutti i progetti si lavora in team e gli stessi si trovano a condividere dei file. Come li condivido con il mio team?
    È sconsigliatissimo utilizzare piattaforme diverse da quelle aziendali. Utilizzate delle cartelle di rete condivise? Bene potete continuare a farlo facendovi installare una VPN che vi consente di connettervi alla rete aziendale. 

    Il numero fisso dell’ufficio è a casa

    Non tutte le risorse hanno a disposizione un telefono aziendale ma spesso abbiamo a disposizione un interno dedicato. Si tratta, però, di un numero fisso che può ricevere e effettuare chiamate e grazie alla tecnologia VOIP è possibile continuare a utilizzare il proprio numero anche da casa. (Qui potete scoprire i vantaggi della tecnologia VOIP).

    Sicurezza Smart Working

    Quali sono le tecnologie che ci consentono di garantire la  sicurezza anche in smart working? 

    Abbiamo visto qui sopra come ci siano delle accortezze che ogni dipendente è tenuto a rispettare per mantenere alti i livelli di privacy e sicurezza. Vediamo ora quali sono le tecnologie che l’azienda può adottare.

    Antivirus.

    Troppo spesso si tende a sottovalutare l’importanza dell’antivirus. è fondamentale disporre, per i propri dispositivi, di un antivirus business che mantenga attiva la protezione da virus e malware. 

    VPN.

    Ne abbiamo parlato prima a proposito del collegamento alla rete aziendale. Con VPN, acronimo di Virtual Private Network, intendiamo un collegamento privato in una rete pubblica. All’interno di questo collegamento vengono passati i dati tra il PC utilizzato e il server aziendale.
    Attivare la VPN prima di connettersi alla rete aumenta le nostre barriere contro eventuali hacker. 

    Crittografia dei dati.

    I sistemi di crittografia dei dati aumentano la soglia di sicurezza e di protezione in caso di “fuga di dati”. La crittografia viene tendenzialmente applicata agli strumenti aziendali come PC e server.

    Autenticazione a due fattori.

    Si tratta di un sistema che utilizza “due metodi” per riconoscere l’utente quando si accede a un servizio online per la prima volta da un nuovo dispositivo (è possibile poi memorizzare lo strumento utilizzato per l’accesso). Questo sistema viene spesso utilizzato anche per l’accesso ai social network o a determinate app, es. si effettua l’accesso via mail e si conferma con il codice che riceviamo sul telefono. 

    Smart Working e VPN

    In questo articolo abbiamo visto come anche il lavoratore può fare la sua parte per mantenere sicuro il proprio ambiente di lavoro, che sia l’ufficio, la casa o il bar (speriamo si possa a breve!). Lo smart working e la sicurezza possono coesistere.

    Noi ci occupiamo di analizzare la situazione legata ai rischi informatici nella tua azienda e di fornirti una soluzione che sia adeguata a mantenere al sicuro il tuo business. Scrivici senza impegno a marketing@valorebf.it, insieme possiamo mantenere le informazioni al sicuro. 

    Digital Transformation: come affrontare il cambiamento

    Digital Transformation: come affrontare il cambiamento

    Il 2020 è l’anno della Digital Transformation, nella maggior parte dei casi obbligata dall’emergenza sanitaria causata dalla pandemia COVID-19. I processi messi in atto dalle PMI italiane sono stati dettati dalle necessità e spesso questo ha comportato l’attuazione di una trasformazione che non è ancora completa. 

    Cosa s’intende con Digital Transformation?

    “La digital transformation comporta un cambiamento di leadership, un modo di pensare diverso, nuovi modelli di business ed un maggiore utilizzo della tecnologia per migliorare l’esperienza dei dipendenti, dei clienti, dei fornitori, dei partner e di tutte le parti interessate dell’organizzazione”.
    Fonte: The Agile Elephant

    In questa definizione possiamo notare come il concetto di trasformazione digitale non sia incentrato esclusivamente sulla tecnologia, bensì sul cambiamento. La tecnologia diventa, infatti, uno strumento a supporto della trasformazione. 

    Non si tratta semplicemente del rafforzamento del reparto IT, ma di un cambio di mentalità, di business. In linea di massima è sempre necessario prevedere il riassetto della struttura organizzativa.

    Le basi della Digital Transformation

    Nel 2017 la società giapponese Fujitsu ha pubblicato il rapporto  “The Digital Transformation PACT” in cui mostra come per il 40% dei manager italiani, la digital transformation sia incentrata sia sul cambiamento del modello di business sia su quello che coinvolge i processi produttiviSiamo nell’ultimo quarter del 2020 e questi due aspetti restano fondamentali. 

    Come può, quindi, un’azienda approcciare alla Digital Transformation? Innanzitutto, dopo aver compreso che il business dovrà inevitabilmente subire un “cambio di rotta” diventa una necessità innovarsi attraverso la tecnologia

    La collaborazione tra le varie aree di un’azienda risulta fondamentale per attuare il processo di trasformazione. Non possiamo lasciare tutto “nelle mani” della tecnologia che, come abbiamo detto prima, è uno strumento. L’obiettivo principale della digital transformation, dunque, è quello di utilizzare la tecnologia per migliorare l’esperienza del cliente.

    Vediamo, dunque, i pilastri su cui si basa:

    I pilastri della digital transformation

    Dallo schema risulta fondamentale il ruolo delle persone. Il processo viene avviato diffondendo la cultura del cambiamento in azienda e analizzando l’esperienza utente. È necessario partire dall’interno (cultura aziendale) per poi arrivare all’esterno (cliente) attraverso la competenza e la passione delle persone

    L’innovazione prevede nuove modi di operare, nuovi processi e spesso anche nuovi prodotti o servizi che vengono richiesti dal mercato e genera irrimediabilmente un cambiamento che dev’essere accettato e spinto dall’azienda stessa. 

    La Digital Transformation è un processo che prima o poi, va affrontato. 

    I benefici della trasformazione digitale

    crescita aziendale

    “Le aziende che hanno adottato la digital transformation riescono ad essere mediamente il 26% più redditizie rispetto alle loro concorrenti e godono di una valutazione del mercato del 12% più alta.”
    Fonte: MIT Center for Digital Business

    Quando la Digital Transformation viene accolta in azienda avvengono diversi miglioramenti, dall’esperienza utente, ai processi, alla collaborazione. È necessario continuare a promuovere una cultura digitale aziendale condivisa.

    Il nostro Paese sta cercando di supportare le aziende in questo cambiamento, infatti, il Mise ha stanziato 100 milioni di euro per favorire la trasformazione tecnologica e digitale delle PMI e incentivare l’innovazione e la competitività in un mercato sempre più digital. Qui potete approfondire le agevolazioni: www.mise.gov.it

     

    In questo articolo abbiamo approfondito il concetto di Digital Transformation e chiarito alcuni aspetti, tra cui il fatto che non è più possibile temporeggiare. Se vuoi il nostro supporto per affrontare il cambiamento, scrivici a marketing@valorebf.it, saremo lieti di supportarti con le nostre soluzioni tecnologiche. 

    Come le App delle Multifunzione ottimizzano i processi aziendali

    Come le App delle Multifunzione ottimizzano i processi aziendali

    Come abbiamo già visto in precedenza, le stampanti multifunzione si sono trasformate in Digital Workplace Assistant, veri e propri assistenti d’ufficio.

    Cosa rende le stampanti multifunzione dei Digital Workplace Assistant?

    Le multifunzione che si limitano a offrire le funzioni di copia, scansione e fax sono considerate già da tempo obsolete. Le possibilità che offrono le macchine di ultima generazione, vengono arricchite dalle App.

    Abbiamo già visto in questo articolo, per esempio, il funzionamento della tecnologia Connect Key di Xerox che  offre una nuova esperienza all’utente grazie all’integrazione delle App 1-Touch.

    Questa innovazione ha trasformato il modo in cui i dipendenti lavorano, aumentando la loro produttività e ottimizzando i processi.

    I vantaggi della tecnologia Connect Key

    La App Gallery di Xerox®, disponibile su tutti i dispositivi con tecnologia Connect Key, permette di accedere a un mondo di App disponibili, incluse quelle di sviluppatori esterni. Questa tecnologia permette alle aziende di:

    • Ottimizzare i flussi di lavoro.
      È possibile risparmiare tempo nella gestione dei documenti grazie alla multifunzione con tecnologia Connect Key e un software per la gestione documentale. 
    • Creare documenti elettronici.
      È possibile convertire i documenti da cartacei a digitali, in diversi formati tra cui MP3, e accedervi dal cloud.
    • Stampare dal Cloud.
      È possibile eseguire download, scansioni, stampe, condivisioni, archiviazioni, traduzioni dei documenti anche da un dispositivo mobile verso la multifunzione, sfruttando la tecnologia cloud.
    • Utilizzare le App per le attività aziendali.
      La App Gallery contiene numerose App già disponibili per gli utenti ma se si rende necessaria una soluzione su misura, è possibile sviluppare un’App ad hoc. 

    Xerox App Gallery

    Le App più utilizzate di Xerox

    Dalla App Gallery di Xerox, è molto facile e intuitivo cercare le App che sono in grado di ottimizzare il proprio business. 

    Ecco la lista di quelle più popolari:

    @PrintByXerox

    L’app @PrintByXerox permette una semplice stampa da e-mail. Basta inviare all’indirizzo e-mail print@printbyxerox.com il testo o gli allegati che si desiderano stampare e recarsi presso qualsiasi dispositivo Xerox dotato della App Gallery per rilasciare i propri lavori di stampa dopo aver effettuato la login.

     

    Xerox® Audio Documents

    Con una forza lavoro sempre più mobile, la disponibilità di contenuti anche in viaggio sta diventando più importante che mai. L’app Xerox® Audio Documents permette di trasformare i documenti cartacei in file MP3. Alla e-mail del destinatario viene inviato un link con il file MP3, per permetterne l’accesso da remoto. Con una sola facile scansione si raggiungono nuovi livelli di produttività: diventa semplice ascoltare i propri file, magari proprio il brief della riunione precedente mentre ci si reca a quella successiva. Audio Documents supporta l’invio di documenti in inglese, francese, spagnolo, tedesco, italiano e portoghese brasiliano.

     

    Xerox® Auto-Redaction

    Proteggere i dati riservati con la funzione Xerox® Auto-Redaction è semplice ed efficace. L’App si avvale della più moderna tecnologia software DLP (Data Loss Prevention) di Google, che è in grado di identificare determinate informazioni personali o parole chiave e di  oscurarle automaticamente. Questi dati vengono resi illeggibili lasciando immutate tutte le altre informazioni contenute nel documento.
    I documenti automaticamente modificati si possono, infatti, stampare o inviare per e-mail direttamente da una stampante multifunzione. È l’App perfetta per condividere qualsiasi documento senza doversi preoccupare di dover nascondere le informazioni riservate.

     

    Xerox® Translate and Print

    L’app Xerox® Translate and Print si avvale di una tecnologia innovativa per elaborare traduzioni automatiche istantanee tramite le stampanti multifunzione Xerox. Basta eseguire la scansione del documento per ricevere una stampa della traduzione in una delle 44 lingue disponibili. Basteranno pochi secondi per poter tradurre il menù del proprio ristorante.

     

    Xerox® Note Converter

    L’App Xerox® Note Converter basata sulla più recente tecnologia di Google AI, permette di convertire velocemente gli appunti in un documento MS Word o in un file di testo scaricabile in formato digitale. L’app Xerox Note Converter consente di:
    -Convertire gli appunti scritti a mano in un documento MS Word (.docx).
    -Inviare i documenti al proprio indirizzo e-mail o a quello di qualcun altro.
    -Modificare e condividere facilmente i contenuti senza doverli digitare nuovamente.

     

    Xerox® Connect for RMail®

    L’App Xerox® Connect for RMail® esegue la crittografia in modo completamente automatico, consentendoti di inviare e-mail e allegati sicuri direttamente dal tuo sistema multifunzione. L’app si collega direttamente al servizio RMail protetto che ti permette: la scansione conforme ai requisiti HIPAA e GDPR per le e-mail crittografate e il monitoraggio con prova di consegna, tramite il servizio Registered Email™, per un audit record affidabile (alla pari di un FAX e RACCOMANDATA).

     

    Xerox® Connect For Exchange

    Digitalizza rapidamente documenti cartacei con la tua stampante multifunzione abilitata Xerox ConnectKey. Seleziona facilmente i destinatari dalla rubrica globale o personale, scansiona i tuoi documenti cartacei per condividerli rapidamente con più destinatari (selezionandoli dalla tua Rubrica o inserendo manualmente nuovi indirizzi e-mail) e invia il documento scansionato come allegato tramite il tuo account.

     

    Xerox Cloud Storage

    Connect 2.0 for Dropbox™ è un’app di connessione Xerox® al servizio di storage in cloud Dropbox™. Utilizza questa app per stampare facilmente da o scansionare a un account Dropbox™ individuale o condiviso).
    Connect for Google Drive: con questa app e un dispositivo dotato di tecnologia ConnectKey® puoi accedere con le tue credenziali aziendali, esplorare le cartelle e digitalizzare facilmente documenti cartacei e stampare rapidamente uno o più documenti contenuti nel tuo Google Drive.
    Connect for Microsoft® OneDrive: con questa app e un dispositivo dotato di tecnologia ConnectKey® puoi accedere con le tue credenziali aziendali, esplorare le cartelle e digitalizzare facilmente documenti cartacei e stampare rapidamente uno o più documenti contenuti nel tuo account Onedrive.

     

    Xerox® Forms Manager

    Grazie all’app Xerox Forms Manager non dovrai mai più raccogliere, fascicolare e scansionare individualmente moduli cartacei. Elimina la disorganizzazione e le attività ripetitive grazie a moduli con codici QR inviati direttamente tramite e-mail a un destinatario predefinito, persino se le pagine non sono scansionate in sequenza. Si tratta della più grande rivoluzione nella gestione dei documenti cartacei a partire dai timbri di gomma.

    Raccontaci la tua quotidianità in ufficio, sapremo identificare le App che ti aiuteranno a  ottimizzare i processi in ufficio. Scopri maggiori informazione Qui oppure scrivici a marketing@valorebf.it.

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